Virkamiehen palkkatiedot ovat julkisia – pyytäjälle olisi tullut toimittaa tiedot ortopedien palkoista pyydetyllä tavalla
27.9.2023 | OikeusuutisetItä-Suomen HAO: Tietosuoja – Nimikirjalaki – Asiakirjajulkisuus – Henkilörekisteri – Käyttötarkoitus – Yksityinen käyttö – Asiakirjan antamistapa
Asiassa oli ratkaistavana kysymys siitä, oliko Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän (Kymsote) henkilöstöjohtaja voinut hylätä valittajan tietopyynnön, jolla valittaja oli pyytänyt saada itselleen omat ja tietopyynnöistä tarkemmin ilmenevän yhdeksän muun Tules-kirurgian ortopedin ja käsikirurgin palkkatiedot koostettuna. Tietopyyntö koski tietopyynnössä mainittujen henkilöiden peruspalkkaa, sijoituspalkkaluokkaa, kokemuslisiä, henkilökohtaista lisää, kannustuslisää, lisätyö-, ylityö- ja muita työaikakorvauksia, autoetua, kilometrikorvauksia, päivärahoja ja palkan kokonaismäärää, minkä lisäksi tietopyynnöissä pyydettiin mainitsemaan myös henkilön virka-asema ja tehtävät. Palkkatietoja pyydettiin yksityishenkilönä henkilökohtaisiin tarkoituksiin viimeisen 10 vuoden ajanjaksolta. Tietopyynnön mukaan tarkoituksena oli arvioida, maksetaanko ortopedeille samasta työstä samaa palkkaa, ja onko palkkaus työsopimuslain, tasa-arvolain ja yhdenvertaisuuslain mukainen virka-asema ja työtehtävät huomioiden.
Henkilöstöjohtaja hylkäsi tietopyynnön, koska päätöksen perusteluiden mukaan pyydetyt tiedot olivat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 24 §:n 1 momentin 23 kohdan perusteella, minkä vuoksi henkilötiedon, tietosuojan sekä tasa-arvolain näkökulmista oli oltava perusteltu syy tietopyynnölle. Päätöksen mukaan valittaja ei ollut pyynnöstä huolimatta julkisuuslain 13 §:n 2 momentin edellyttämällä tavalla ilmoittanut, mihin käyttötarkoitukseen tietoja pyydettiin. Henkilörekisteriin sisältyviä tietoja ei voitu julkisuuslain 16 §:n 3 momentin ja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta) sekä tietosuojalain nojalla ilman käyttötarkoituksen täsmentämistä luovuttaa. Pyydettyjä tietoja ei ollut myöskään saatavissa valmiina asiakirjana, minkä vuoksi tietoja ei voitu valittajalle toimittaa. Valittajalle oli kuitenkin tarjottu mahdollisuus tulla tutustumaan pyydettyihin tietoihin paikan päälle.
Hallinto-oikeus kumosi henkilöstöjohtajan päätöksen ja palautti asian toimivaltaiselle viranomaiselle uudelleen käsiteltäväksi. Valittajalla oli oikeus saada tietopyynnössä pyydetyt tiedot sen jälkeen, kun hallinto-oikeuden päätös oli saanut lainvoiman.
Hallinto-oikeus totesi julkisuuslain 24 §:n 1 momentissa säädettyjen salassapitoperusteiden tulevan sovellettavaksi ainoastaan, jollei erikseen muuta säädetä. Nimikirjalain 7 §:n 1 momentin mukaan tiedot virkamiehille, viran- tai toimenhaltijalle ja työntekijälle henkilökohtaisen suorituksen perusteella tai muutoin henkilökohtaisesti määräytyneestä palkanosasta, sijoituspalkkausluokasta tai vaativuusryhmää vastaavasta palkasta taikka muusta mahdollisesta palkkauksen osasta sekä palkan kokonaismäärä ovat julkisia. Hallinto-oikeus totesi, että asiassa oli ensisijaisesti sovellettava nimikirjalain 7 §:n 1 momenttia eikä julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 23 kohtaa. Näin ollen kuntayhtymän palveluksessa olevien viranhaltijoiden ja työntekijöiden palkkatiedot olivat mainitun nimikirjalain säännöksen perusteella julkisia.
Henkilötietojen käsittelystä ja virallisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään tietosuoja-asetuksen 86 artiklassa, jonka mukaan viranomaiset voivat luovuttaa viranomaisten hallussa olevien virallisten asiakirjojen sisältämiä henkilötietoja viranomaiseen sovellettavan unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. Valittajan pyytämät tiettyjä henkilöitä koskevat palkkatiedot sekä heidän virka-asemansa muodostivat tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 6 kohdassa tarkoitetun rekisterin. Pyydettyjen tietojen luovuttaminen tarkoitti siten henkilötietojen luovuttamista viranomaisen henkilörekisteristä, josta henkilötietojen luovuttamisesta säädetään tietosuojalain 28 §:n mukaan julkisuuslaissa.
Yksinomaan se, että asiakirjoihin sisältyi henkilötietojen suojan piiriin kuuluvia tietoja, ei tehnyt tällaisista viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista salassa pidettäviä, mutta se voi julkisuuslain mukaan vaikuttaa asiakirjan antamistapaan silloin, kun tietoja luovutetaan henkilörekisteristä.
Julkisuuslain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa ainoastaan, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Henkilökohtaisessa toiminnassa suoritettavaan henkilötietojen käsittelyyn ei yleisen tietosuoja-asetuksen 2 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaan sovelleta tietosuoja-asetusta. Tällaisia tarkoituksia varten viranomainen voi ilman julkisuuslain 16 §:n 3 momentista johtuvia erityisiä rajoituksia luovuttaa tietoja myös kopioina tai sähköisessä muodossa.
Hallinto-oikeus totesi valittajan esiintyneen tietopyyntöä tehdessään omalla nimellään sekä hänen ilmoittaneen tietopyynnön käsittelyn yhteydessä pyytävänsä tietoja yksityishenkilönä henkilökohtaiseen käyttöönsä seuratakseen lääkäreiden palkkaukseen liittyvän asian käsittelyä viranomaisessa. Vaikka Kymenlaakson hyvinvointialueen lisälausunnon mukaan valittajalla oli virkatehtäviensä lisäksi määräysvalta osakeyhtiössä, ei valittajan ollut yksin tämän perusteella katsottava tietopyyntöä tehdessään toimineen yhtiön edustajana tai tietopyynnöllä pyydettyjen tietojen käyttötarkoituksena olleen tietojen kaupallinen käyttö. Valittajan oli siten katsottava pyytäneen tietopyynnössä tarkoitettuja palkkatietoja yksinomaan henkilökohtaista toimintaansa varten, eikä asiassa ollut ilmennyt, että viranomaisella olisi ollut perusteltua aihetta epäillä tätä. Kymsoten henkilöstöjohtaja ei ollut siten voinut hylätä valittajan vaatimusta saada kopiot pyytämistään palkkatiedoista sillä perusteella, että valittaja ei ollut esittänyt tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisen käsittelyperusteen olemassaoloa.
Julkisuuslain 16 §:n 1 momentin mukaan viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle. Tietojen antamisesta sähköisessä muodossa säädetään saman pykälän 2 momentissa.
Valittaja oli 14.1.2022 lähetetyssä sähköpostiviestissä pyytänyt tietojen toimittamista kirjallisesti, minkä vuoksi asiassa oli arvioitava, oliko viranomainen julkisuuslain 16 §:n 1 momentti huomioon ottaen voinut kieltäytyä asiakirjan antamisesta pyydetyllä tavalla kirjallisesti kopiona tai tulosteena.
Viranomainen oli valituksenalaisessa päätöksessään vedonnut muun ohella siihen, että valittajan pyytämiä tietoja ei ollut valmiina asiakirjana, vaan tiedot sijaitsivat eri järjestelmissä, jolloin kyse oli uuden asiakirjan laatimisesta, johon viranomaisella ei ole velvollisuutta. Valittajalle oli kuitenkin tarjottu mahdollisuus tulla tutustumaan pyydettyihin tietoihin viranomaisen luona, minkä lisäksi viranomainen oli hallinto-oikeudelle antamassaan lausunnossa todennut, että yksin asiakirjakopioista ei ole mahdollista saada oikeaa kuvaa, vaan oli tarpeellista, että viranomaisen edustaja kuvaa lähemmin, mitä mikäkin tieto tarkoittaa ja mihin se liittyy. Tähän nähden hallinto-oikeus katsoi asiakirjojen olevan saatavissa viranomaisen järjestelmistä siten, että sitä ei voitu pitää uuden asiakirjan laatimiseen rinnastettavana ohjelmointitoimenpiteenä. Viranomainen ei ollut muilta osin päätöksessään tai muutoinkaan nimenomaisesti esittänyt, että valittajan pyytämiä tietoja ei voitaisi hänelle pyydetyllä tavalla kirjallisena kopiona tai tulosteena luovuttaa. Sillä, ymmärtääkö tietojen saaja asiakirjan sisältöä, ei ollut oikeudellista merkitystä asiakirjojen antamistapaa arvioitaessa.