Sähköpostipalvelun tarjoajalle huomautus – oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei ollut toteutettu tietosuojasäännösten mukaisesti
28.6.2023 | OikeusuutisetTietosuojavaltuutetun toimisto on antanut huomautuksen sähköpostipalvelun tarjoajalle, sillä yritys ei ollut tarjonnut käyttäjälle mahdollisuutta siirtää sähköpostiviestejään palvelusta yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Mahdollisuus viedä sähköpostiviestit ainoastaan yksi kerrallaan vaikeutti ja esti käyttäjiä siirtämästä henkilötietojaan. Käyttäjän olisi myös tullut voida siirtää tietonsa maksutta.
Sähköpostipalvelun käyttäjä pyysi tietosuojavaltuutetun toimistoa selvittämään, onko sähköpostipalvelun tarjoaja toteuttanut rekisteröidyn oikeuden siirtää tiedot järjestelmästä toiseen asianmukaisesti.
Sähköpostipalvelun ilmaisversion käyttäjillä oli ollut mahdollisuus viedä viestinsä palvelusta yksi kerrallaan manuaalisesti. Palvelun käytöstä maksaville asiakkaille sen sijaan tarjottiin työkaluja, jotka mahdollistivat viestien viemisen massoina. Sähköpostipalvelun tarjoajan antaman selvityksen mukaan tietojen tuontiin ja vientiin liittyvä työkalu rajattiin tietylle käyttäjäkunnalle, jotta sen vakautta ja toimivuutta voitiin testata.
Tietosuojavaltuutettu huomauttaa, että mahdollisuus viedä sähköpostiviestit yksi kerrallaan ei täyttänyt vaatimuksia rekisteröidyn oikeuden toteutuksesta. Rekisteröidyn on saatava häntä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, eikä rekisterinpitäjä saa vaikeuttaa tai estää tietojen siirtämistä.
Tietosuojavaltuutettu toteaa, että pääsääntöisesti rekisteröidyn on voitava käyttää oikeuksiaan maksutta. Automatisoidun työkalun tarjoaminen ainoastaan maksaville asiakkaille johti käytännössä siihen, että oikeuden käyttäminen täysimääräisesti on ollut maksullista.
Tietojen viennin ja tuonnin mahdollistava työkalu on sähköpostipalvelun tarjoajan mukaan nykyisin kaikkien asiakkaiden käytössä.
Päätös on lainvoimainen.