Tuomioistuinvirastolta uusi ohje asiakirjojen liittämis- ja nimeämiskäytännöistä

Asianosaisille on laadittu erillinen ohjeistus, jotta asiakirjat olisivat jo tuomioistuimeen saapuessa tämän ohjeistuksen mukaisia. Yhdenmukaistamalla toimintatapoja voidaan vähentää asiakkaiden, asiamiesten ja tuomioistuinten päällekkäistä työtä.

Ohjeistukset ovat laatineet yleisten tuomioistuinten ja syyttäjien edustajat yhteistyössä AIPA-hanketoimiston, Suomen Asianajajaliiton, Tuomioistuinviraston ja valtakunnansyyttäjän toimiston edustajien kanssa.

Ohjeita päivitetään tarvittaessa niistä saatujen kokemusten ja palautteiden perusteella.

Otteita ohjeesta:

Kaikki yleisille tuomioistuimille toimitettavat asiakirjat pyydetään toimittamaan tuomioistuimille sähköpostitse siten, että viestin otsikossa ilmoitetaan, kenen nimissä (asianosaisena olevan luonnollisen henkilön sukunimi tai yrityksen nimi) viesti lähetetään ja asianumero (diaarinumero tai AIPA-id), mikäli se on jo tiedossa.
Asiakirjat pyydetään toimittamaan tekstimuotoisina PDF-tiedostoina. Tekstinkäsittelyohjelmalla laaditut asiakirjat pyydetään tallentamaan suoraan PDF- muotoon ilman että asiakirjoja tulostetaan paperille skannattavaksi.
Asiakirjat pyydetään toimittamaan erillisinä tiedostoina esimerkiksi haastehakemus/hakemus, vastaus ja lausumat kukin erillisinä tiedostoinaan. Myös kirjalliset todisteet ja muut kirjelmien liitteet pyydetään lähetettävän kukin todiste/liite erillisenä tiedostona.
Asiakirjoja toimitettaessa pyydetään, että niissä ilmoitetaan tuomioistuimelle vastapuolen postiosoitteen ja puhelinnumeron lisäksi vastapuolen/tämän mahdollisen oikeudenkäyntiavustajan sähköpostiosoite, mikäli ne ovat tiedossa.
Sähköpostitse tuomioistuimille toimitettavat asiakirjat tulee aina lähettää tuomioistuimen virastopostiin.
Salassa pidettäviä ja arkaluonteisia asiakirjoja on mahdollista lähettää tuomioistuimille Oikeusministeriön turvaviestipalvelulla (https://turvaviesti.om.fi/#).
Sähköpostin liitteinä olevat asiakirjat pyydetään nimeämään siten, että asiakirjan nimi (tiedostonimi) alkaa sen asianosaisen nimellä (perusmuodossa luonnollisen henkilön sukunimi, yhtiön nimi tai Syyttäjän toimittamissa asiakirjoissa ”Syyttäjä”), joka on toimittanut kyseisen asiakirjan, ja että tiedostonimestä käy ilmi, mikä asiakirja on kyseessä, esimerkiksi:
• Sukunimi hakemus
• Yhtiö Oy vastaus
• Syyttäjä lausuma
Samannimisten asiakirjojen erottamiseksi toisistaan tiedostonimeä voi täydentää päivämäärällä, esimerkiksi:
• Sukunimi lausuma 1.3.2024
Kirjallisiksi todisteiksi pyydetään nimeämään ne asiakirjat, jotka asianosainen haluaa nimetä kirjallisiksi todisteiksi ja joille ilmoitetaan teemat, siten että tiedoston nimestä käy ilmi todisteen nimenneen asianosaisen sukunimi / yhtiön nimi / Syyttäjä, ”todiste” ja todisteen numero, esimerkiksi:
• Sukunimi todiste 1
• Syyttäjä todiste 1
Jos tuomioistuimelle toimitetusta todisteesta luovutaan, ei muiden todisteiden numerointia muuteta (esimerkiksi kantaja luopuu todisteestaan numero 7 ja toimittaa uuden todisteen, jolloin uusi todiste saa numeron 8). Todisteissa käräjäoikeudessa aloitettu juokseva numerointi jatkuu tarvittaessa myös muutoksenhakutuomioistuimissa.

Ohje asiakirjojen liittämis- ja nimeämiskäytännöistä

Tiedote