EOA: Onko asianajajalla oikeus saada päämiestään koskeva päätös sähköpostilla ennen sen todisteellista tiedoksiantoa?

Asianajaja arvosteli kantelijan asiamiehenä Maahanmuuttovirastoa siitä, että se ei ollut toimittanut asianajajalle hänen pyytämäänsä Maahanmuuttoviraston päätöstä sähköpostitse. Päätös liittyi pian alkavaksi ilmoitettuun oikeudenkäyntiin, johon liittyen syntyi kiireellinen tarve saada kyseinen päätös. Kantelun mukaan: ”Virasto ei kolmesta pyynnöstä huolimatta toimittanut sitä ja tänään
12.10.2022 antamassaan vastauksessa sanoo, “ettei voi” ja ei ole myöskään tehnyt asianmukaista ja määräajassa päätöstä ja antanut siihen valitusosoitusta, edes nimenomaisesta pyynnöstä.”
Maahanmuuttovirasto on asianajajalle lähettämässään vastauksessa todennut, että se ”ei voi toimittaa päätöstä sähköpostitse ennen kuin päätöksen todisteellinen tiedoksianto on onnistunut”.
– – –
EOA Jääskeläinen:

Asiassa on kysymys siitä, voiko viranomainen olla antamatta asianosaiselle tätä koskevaa muutoksenhakukelpoista päätöstä heti tämän pyytämällä tavalla sen vuoksi, että valitusajan alkamisen osoittamiseksi tarpeellista päätöksen todisteellista tiedoksiantoa kyseiselle asianosaiselle ei ole vielä saatu toimitettua.

Tiedossani ei ole tätä kysymystä koskevaa oikeus- tai laillisuusvalvontakäytäntöä.

– – –

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 1 momentin mukaan viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle.

Pykälän 2 momentin 1. virkkeen mukaan viranomaisen ratkaisuista automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidetyn rekisterin julkisista tiedoista on oikeus saada kopio teknisenä tallenteena tai muutoin sähköisessä muodossa, jollei erityisistä syistä muuta johdu. Momentin 3. virkkeen mukaan tietojen antaminen sähköisessä muodossa tai teknisenä tallenteena muusta julkisesta asiakirjasta on viranomaisen harkinnassa, jollei toisin säädetä.

Tässä tapauksessa on ilmeistä, että kantelijan tietopyynnössä on kysymys julkisuuslain 16 §:n 2 momentin 1. virkkeessä tarkoitettuun viranomaisen ratkaisurekisteriin sisältyvistä tiedoista, joista on lähtökohtaisesti oikeus saada tieto sähköisessä muodossa. Käsitykseni mukaan ei kuitenkaan ole poissuljettua, etteikö tarve päätöksen todisteelliselle tiedoksiannolle voisi olla lainkohdassa tarkoitettu ”erityinen syy” olla antamatta päätöstä asianosaiselle sähköisessä muodossa ennen sen todisteellista tiedoksiantoa hänelle. Säännöksen esitöissä (HE 30/1998 vp s. 73) on ainoana esimerkkinä mainittu muunlainen tilanne, mutta se ei nähdäkseni estä edellä mainitun tulkinnan mahdollisuutta.

Sähköpostiyhteys ei yleensä täytä sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 18 §:n 2 momentin mukaista vaatimusta asianosaisen tunnistautumisesta, joka on todisteellisen sähköisen tiedoksiannon edellytys. Mainitun lainkohdan mukaan ”Asianosaisen tai tämän edustajan on tunnistauduttava asiakirjaa noutaessaan. Tunnistautumisessa on tällöin käytettävä
tunnistautumistekniikkaa, joka on tietoturvallinen ja todisteellinen.” Mikäli ratkaisu annettaisiin asianosaiselle tiedoksi muutoin kuin todisteellisesti, voisi todisteellinen tiedoksianto saantitodistusmenettelyllä vaikeutua, koska asianosainen ei enää välttämättä myötävaikuttaisi sen onnistumiseen.

Oikeusasiamiehen laillisuusvalvontakäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että myös asiakirjan antamistapaa koskeva viranomaisen ratkaisu pitää voida tarvittaessa saattaa hallintotuomioistuimen arvioitavaksi. Tässä tapauksessa kantelijan asiamies oli nimenomaisesti pyytänyt valituskelpoista päätöstä siitä, että Maahanmuuttovirasto ei ollut toimittanut hänen pyytämäänsä päätöstä sähköpostitse. Katson Maahanmuuttoviraston menetelleen virheellisesti, kun se ei ollut antanut pyydettyä valituskelpoista päätöstä.

EOAK/6120/2022