Seurakuntien virkatodistusten toimitusajat lyhentyneet oleellisesti

AOA Sakslin:

Totesin päätöksessäni 21.2.2022 (EOAK/2600/2021) siitä tarkemmin ilmenevin perustein, ettei Suomen evankelis-luterilaisen kirkon menettely sukuselvitysten toimittamisessa kokonaisuutena arvioiden  ollut täyttänyt hallintolain 23 §:n mukaista vaatimusta hallintoasian viivytyksettömästä käsittelystä ja se oli samalla rikkonut hallintolain 7 §:ssä säädettyä hyvän hallinnon  palveluperiaatetta.

Päätin edelleen laillisuusvalvonnassani seurata sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten toimitusaikojen kehitystä vuonna 2022 sekä arvioida kirkon eri viranomaisten menettelyä käsittelyaikojen viiveiden poistamiseksi.

Kirkonkirjojenpidon kokonaisuudistuksen siirtymäaika päättyi 31.12.2021. Uudistuksen myötä eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan saapui vuosina 2021-2022 kymmeniä kanteluja, joissa arvosteltiin kirkon toimintaa väestökirjanpitoon liittyvien viranomaistehtävien hoitamisessa ja kerrottiin sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten kohtuuttoman pitkistä käsittely- ja toimitusajoista tietyissä keskusrekistereissä (jälj. myös ”aluekeskusrekisteri”). Kanteluissa kuvattiin toimitusviiveistä johtuneita taloudellisia menetyksiä ja vaikeuksia kuolinpesän asioiden hoitamisessa sekä niiden aiheuttamaa henkistä taakkaa muutoinkin vaikeassa elämäntilanteessa.

Kirkkohallituksen lausunnon mukaan se oli seurannut tiiviisti sukuselvitysmuotoisten virkatodistusten toimitusaikoja pyytämällä vähintään kerran kuussa ajankohtaiset tiedot tilausjonojen pituuksista eri aluekeskusrekistereissä. Toimitusajat olivat lyhentyneet merkittävästi vuoden 2021 syksystä; yli viiden viikon toimitusaikoja oli (13.5.2022) enää Espoossa (12,5 viikkoa), Kouvolassa (9 viikkoa), Porissa (10,5 viikkoa), Turussa (7 viikkoa) ja Lahdessa (8 viikkoa). – – –

Saaduissa selvityksissä oli liian hitaan reagoinnin lisähenkilöstön palkkaamisessa katsottu olleen pääasiallinen syy tilausjonojen muodostumiselle. Muita syitä olivat pitkän siirtymäajan  vaikutukset, uusien työntekijöiden perehdyttämiseen kuluva aika sekä tietojärjestelmiin ja digitoituihin kirkonkirjoihin liittyvät haasteet. Riittävän resurssin varmistaminen ja henkilöstömitoituksen oikeellisuus arvioitiin seuraamalla tilausjonojen ja jäsenmäärän kehitystä ja rekrytointeja tehtiin tarpeen sekä mahdollisuuksien mukaan. – – –

Kirkkohallitus korosti lausunnossaan, ettei sillä ole toimivaltaa puuttua aluekeskusrekistereiden töiden organisointiin, mutta totesi jatkaneensa toimiaan, jotta aluekeskusrekisterit ryhtyisivät
tarjoamaan apua toisilleen. Kirkkohallitus oli kehottanut toistuvasti (24.1.2022, 21.4.2022, 28.4.2022, 15.5.2022 ja 17.5.2022) aluekeskusrekistereitä yhteistyöhön ja keskinäiseen avunantoon. Lausunnosta ilmenee muun muassa, että yhtämittaisesti apua oli tarjonnut Kokkolan aluekeskusrekisteri ja myös Kuopion aluekeskusrekisteri oli ollut pitkäaikainen ja merkittävä avun tarjoaja. – – –

Nyt käytössäni olleiden tietojen perusteella toimitusviiveet ovat osassa aluekeskusrekisterejä kestäneet huomattavan pitkään; toukokuussa 2022 toimitusaika oli yhä yli viisi viikkoa viidessä
aluekeskusrekisterissä, esimerkiksi Espoossa (12,5 viikkoa) ja Porissa (10,5 viikkoa). Alueellisten keskusrekisterien asiakkaat ovat myös olleet varsin eriarvoisessa asemassa toimitusaikojen vaihdellessa merkittävästi eri keskusrekisterien välillä. En voi pitää tätä hyvänä hallinnon näkökulmasta hyväksyttävänä. Tässä asiassa saamani selvityksen sekä (edellä kohdassa 3 todettujen) tarkastuskäyntien yhteydessä saatujen tietojen perusteella kirkon eri toimijoiden näkemykset toimitusviiveisiin johtaneista syistä poikkeavat jossain määrin toisistaan. En katso olevan aihetta selvittää tai arvioida asiaa tältä osin enää enempää. Totean kuitenkin, että merkittävimpinä syinä edelleen nousivat esiin puutteet aluekeskusrekisterien henkilöstövoimavaroissa ja se, ettei aluekeskusrekistereiden kesken ollut ainakaan täysin löytynyt yhteistä käsitystä vastuun jakautumisesta ja yhteistyöstä toimitusjonojen purkamiseksi, vaikka eri tahot olivat lukuisissa asiayhteyksissä sitä pyytäneet tai siihen kehottaneet. – – –

Kirkkohallituksen 4.11.2022 käyttööni toimittamien tietojen mukaan virkatodistusten toimitusajat eivät enää yhdessäkään keskusrekisterissä ylittäneet neljää viikkoa ja useimmissa keskusrekistereissä ne olivat 2 viikkoa tai vähemmän.

Pidän saavutettua asiantilaa erittäin myönteisenä.

Näissä oloissa katson, että asia ei enää tässä vaiheessa edellytä enempiä toimenpiteitäni kuin että saatan edellä kohdassa 4.2 esittämäni käsitykset selvityksen toimittaneiden keskusrekisterien tietoon. – – –

Oikeusasiamiehen valvonnassa korostuu yksilön oikeuksien tosiasiallisen toteutumisen edistäminen ja valvontaa kohdennetaan myös muiden valvovien viranomaisten toimintaan ja ohjaukseen.
Tähän nähden olen päättänyt tulevassa laillisuusvalvonnassani omana aloitteenani (EOAK/7244/2022) vielä selvittää tuomiokapitulien toimintaa valvonnassa seuraavasti:

• Millaista järjestelmällistä ja tavoitteellista seurakuntien ja seurakuntayhtymien toiminnan lainmukaisuuden valvontaa tuomiokapitulit tekevät; mitkä ovat valvonnan tavoitteet ja keinot?
• Onko seurakuntien ja hiippakunnan organisaatiossa erillinen ilmoituskanava epäkohtien raportointiin? Miten on varmistettu, että henkilökunta ja asiakkaat tuntevat valvontajärjestelmän, raportointikanavat ja käytössä olevat oikeussuojakeinot?
• Miten tuomiokapitulien laillisuusvalvonta on resurssoitu?
• Miten tuomiokapitulien suorittamassa valvonnassa otetaan huomioon perus- ja ihmisoikeuksien toteutumisen seuranta?
• Mitkä ovat suurimmat haasteet valvonnassa ja miten valvontaa voisi kehittää?

EOAK/1849/2022