Toimistotarkastus – uhka vai mahdollisuus?

Asianajajaliitto tarkastaa vuosittain noin 50–60 asianajotoimiston toiminnan. Tarkastuksen kohteeksi pääsevät ensinnäkin kaikki uudet, vasta perustetut asianajotoimistot, mutta lisäksi riskiperusteisesti valittavat hieman yli 20 asianajotoimistoa. Tarkastuksia kohdennetaan tasaisesti ympäri Suomen.

Uuden asianajotoimiston tarkastuksen suorittaa paikallinen kollega, joka on saanut tehtävään koulutuksen. Uuden asianajotoimiston tarkastus on luonteeltaan varsinaista toimistotarkastusta ohjaavampi ja hyvä mahdollisuus saada vinkkejä toiminnan järjestämiseen kokeneelta kollegalta.

Valvontaa kohdennetaan enemmän sinne, missä mahdolliset riskit ovat suurempia

Uusien asianajotoimistojen lisäksi tarkastuksen kohteeksi valikoituu vuosittain toki myös aiemmin perustettuja toimistoja. Aiemmin puhuimme varsinaisista toimistotarkastuksista, nykyisin käytämme myös termiä riskiperusteinen tarkastus. Nimi riskiperusteinen ei kuitenkaan viittaa siihen, että toimiston toimintaan epäiltäisiin liittyvän erityistä riskiä vaan siihen, että tarkastettavat toimistot valitaan riskiperusteisesti. Aiemmin tarkastettavien toimistojen valinta perustui puhtaammin arpaonneen, mutta muuttuvassa maailmassa toimintaa on pitänyt kehittää ja siksi tarkastettavien toimistojen valinta on aiempaa riskiperusteisempaa. Tarkastusten kohdistaminen juuri riskiperusteisesti noudattaa samaa toimintamallia kuin muillakin rahanpesulain sääntelyn noudattamista valvovilla viranomaisilla, kuten Finanssivalvonnalla ja Etelä-Suomen aluehallintovirastolla. Kun resurssit ovat rajalliset, myös valvojan on valittava tarkastusten kohteet siten, että valvontaa kohdennetaan enemmän sinne, missä mahdolliset riskit voivat olla suurempia. Viime vuosina tarkastuksen kohteeksi ovat päässeet esimerkiksi Suomen suurimmat, kansainvälistä liikejuridiikkaa harjoittavat asianajotoimistot. Lisäksi tarkastuksia kohdennetaan useammin niihin toimistoihin, joihin on aiemmin tunnistettu liittyvän tavallista korkeampi rahanpesun riski.

Muut kuin uusien toimistojen tarkastukset suoritetaan Asianajajaliiton toimistossa työskentelevien tarkastusjuristien toimesta. Tarkastuksessa käydään läpi toimiston järjestämiseen liittyvät käytännön asiat, tietoturvan ja tietosuojan järjestäminen, vastuuvakuutuksen kattavuus, asiakasvarojen hallinta, täydennyskouluttautumisvelvoitteen noudattaminen sekä rahanpesun estämiseen, asiakkaiden tuntemiseen ja pakotteiden noudattamiseen liittyvät menettelytavat. Näistä kolmeen viimeksi mainittuun liittyy tavanmukaisesti enemmän haasteita ja samalla siksi keskusteltavaakin.

Tarkastus on mahdollisuus oman toiminnan kehittämiseen

Toimistotarkastus on ehdottomasti uhkan sijaan mahdollisuus, sillä toimistotarkastuksella asianajajat pääsevät keskustelemaan ja kysymään toimiston järjestämiseen liittyvistä, mieltään askarruttavista kysymyksistä. Tyypillisesti keskustelua käydäänkin paljon juuri rahanpesun estämiseen ja asiakkaiden tuntemiseen liittyvistä menettelyistä sekä pakotteista. Toimistotarkastus on erinomainen mahdollisuus keskustella, saada lisää tietoa toimiston järjestämiseen liittyvistä kysymyksistä ja kehittää omaa toimintaa. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskiarvion läpikäynnin yhteydessä asianajajat saavat usein paljon vinkkejä siitä, miten oman toiminnan riskien arviointia voisi kehittää.

Ennen toimistotarkastusta tarkastusjuristit pyytävät tietyt asiakirjat tutustuttavakseen. Näin itse tarkastuskäynti sujuu ripeämmin ja keskustelulle jää enemmän aikaa. Toimistotarkastukseen valmistautuminen on asianajajalle myös hyvä mahdollisuus tarkistaa, että omat toimintatavat ovat ajan tasalla.

Tarkastuksen jälkeen tarkastuksesta laaditaan tarkastuskertomus ja päätösesitys Asianajajaliiton hallitukselle. Hallitus voi hyväksyä tarkastuksen sellaisenaan tai päätöksessään antaa osakkaille toiminnan puutteiden korjaamiseen tähtäävän kehotuksen. Tyypillisesti esimerkiksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskiarviota on tarpeen täydentää. Tarkastus voi johtaa myös valvontamenettelyn käynnistämiseen, jos esimerkiksi vastuuvakuutus ei ole riittävä. Harva selviää tarkastuksesta täysin puhtain paperein, mutta useimmiten kehotus puutteiden korjaamiseen riittää. Valvontamenettely käynnistyy tarkastuksesta varsin harvoin.

Näistä syistä toimistotarkastus kannattaakin ehdottomasti nähdä mahdollisuutena oman toiminnan kehittämiseen.